Bir dış ticaret görüşmesinde aynı ürün için birden çok teklif dosyası gönderilebilir. Son e-postadaki ekin hangi şartnameye ait olduğu belli değilse taraflar farklı kapsamları kabul ettiklerini düşünebilir. Teklif numarası, sürüm tarihi ve geçerlilik bilgisini dosyanın içinde görünür tutun. Önceki dosyaları silmeden hangisinin yürürlükte olduğunu belirtin.
Her değişiklikte ürün modeli, adet, para birimi, paket içeriği ve teslim kapsamını önceki sürümle karşılaştırın. Örneğin alıcı ambalaj adedini değiştirdiyse yalnız toplam tutarı yenilemek yeterli olmayabilir; ürün başına paketleme açıklamasını da kontrol edin. Teknik terimin çevirisi değiştiğinde iki dildeki tanımın aynı ürüne işaret ettiğini doğrulayın. Onaylanmamış bir değişikliği kesin sipariş kapsamı saymayın.
Kabul yanıtını ilgili teklif sürümüne bağlayın ve belirsiz maddeleri yazılı netleştirin. Bu kayıt düzeni ihracat izni, gümrük sınıflandırması veya ülkeye özgü zorunlu sözleşme şartı belirlemez. Gerçek işlem için ilgili resmi kurallar ayrıca araştırılmalıdır. Amaç, görüşme geçmişinde neyin değiştiğini ve neyin onaylandığını izlenebilir bırakmaktır.
İlgili içerik: Teknik ürün çevirisini kontrol etme.