e-Fatura ve e-İrsaliye (e-Belge) gönderim süreçlerinde gönderilen e-belgenin o anki durumu statü (durum) kodlarıyla belirlenir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlemiş olduğu her durum kodu için yapılması gerekenler farklılık göstermektedir.
Düzenlenen bir belgenin alıcısı ve satıcısı tarafından muhasebeleştirilebilmesi için e-belgenin karşı tarafa başarılı bir şekilde ulaşmış bir nihai durum kodunda olması gerekir. Ancak bazı ara durum kodlarında nasıl hareket edileceği konusunda tereddüt edildiğinden GİB durum kodlarında 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” statüsü ve hukuki durumuyla ilgili süreçleri bu yazımızda detaylandırdık.
1300 Başarıyla Tamamlandı Statüsü
GİB e-Fatura ve e-İrsaliye belge akışına göre, e-belge oluşturulduktan sonra elektronik bir zarfa koyularak alıcısına iletilmek üzere GİB’e gönderilir. Sistem kuralları gereği GİB zarfı alıcıya gönderir ve alıcıdan ilgili belgeyi aldığının veya belgede teknik bir hata olup olmadığına ilişkin olarak durum kodlarıyla yanıt dönmesini bekler. Alıcının “ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ” yanıtının ardından belgenin durumu GİB nezdinde 1300 “BAŞARIYLA TAMAMLANDI” statüsüne döner ve bu e-belge gönderim süreci başarıyla tamamlanmış olur.
Alıcı tarafın yanıt gönderme süresi en çok 48 saat
GİB’in e-belge içeren zarfı alıcı sisteme gönderip, alıcı sistemi network düzeyinde bu belgeyi aldığında bu belgenin durum kodu 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” olur. Bu durumda alıcı, e-belgeyi sistemlerine almış kabul edildiğinden, alıcının e-belgeyi işleyip hata veya başarılı mesaj kodu göndermesi için 48 saati (2 gün) vardır. Alıcının, zarfa olumlu veya olumsuz bir sistem yanıtını dönmediği durumlarda bu belge 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” durumunda kalır. GİB, 1220 durumunda olan belgeler için alıcının 48 saat içerisinde yanıt dönmesini beklemektedir.
48 saatten sonra gönderilen yanıtlar ne olur?
48 saat sonra GİB bu belge için gönderilen hiçbir sistem yanıtını, durum kodunu kabul etmez, diğer bir deyişle alıcı bu belgeye hata mesajı dahi gönderemez. Alıcı taraf, 48 saati geçtikten sonra başarısız sistem yanıtı dönerse de 1191 “GÖNDERİLEN SİSTEM YANITI DAHA ÖNCE GÖNDERİLEN BİR ZARFA REFERANS DEĞİLDİR” hatası alır ve bu sistem yanıtı dikkate alınmaz. Benzer şekilde gönderici tarafından da 1220 durumunda olan belgelerin tekrar gönderimi yapılamamaktadır. Eğer 1220 durumundaki belge tekrar gönderilirse mükerrer kayıt hatası alır ve 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” hatası döner.
1220 kodu alan belgeler ne zaman başarılı kabul edilir?
48 saatlik süre tamamlandıktan sonra hala 1220 durumunda kalan belgeler, gönderim süreci tamamlanmış, nihai sonuca ulaşmış belgelerdir. Alıcıya ulaşmıştır ve belgenin durumu 1300 “Başarıyla Tamamlandı” olarak kabul edilir. Alıcı belgeyi sistemlerinde bulmalı ve işlemelidir. Bu durumda olan belgeler, hem gönderici hem alıcı tarafında muhasebe kayıtlarına işlenebilir.
GİB, 1220 durumunda yanıt dönmeyen GİB portal kullanıcı dışındaki entegratör veya özel entegratörlere otomatik uyarı maili atar. Bu durum süreklilik arz ettiğinde GİB entegratör firmayı sistem kurallarına uyması açısından uyarmaktadır.
Sonuç olarak 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” durum kodunda olan belgeler, bu durum koduna geçtiği zamanı takip eden 2 gün sonra nihai aşamaya geçer ve 1220 statüsünde kalırsa bu belgeler başarılı kabul edilir ve alıcı ve satıcı tarafından muhasebeleştirilebilir.