e-Defter Saklama Uygulaması 2019 yılından bu yana devam ediyor. e-Defter saklama süreçleri, uygulamanın kullanımı, yüklenmesi gereken dosyalar, dosya formatları ve dosya yüklemesi sırasında ortaya çıkabilecek hatalar ve çözümlerini bu yazıda bulabilirsiniz.
2019 yılı sonunda e-Defter Genel Tebliğinde yapılan güncelleme ile e-defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerinde ya da Başkanlık tarafından bu hususta izin alan mükelleflerin sistemlerinde saklanması zorunlu hale getirildi. Buna göre 2020 yılı Ocak ayı defterlerinden itibaren e-defter ve berat dosyalarının Defter Saklama sisteminde saklanması gerekmektedir. Ancak bugüne kadar Başkanlık’tan bu hususta izin alan mükellef olmadığından 2020 Ocak ayından itibaren e-defter ve berat dosyalarının ikincil kopyaları Başkanlık nezdinde saklanmaktadır.
e-Defterler ve berat dosyaları, Başkanlık Sistemlerine ister mükellefin kendisi isterse özel entegratör tarafından yüklensin, yükleme işleminde veri aktarım programı olarak GİB’in yayınladığı e-Defter Saklama Uygulamasının kullanılması zorunludur.
e-Defter Saklama Uygulaması https://www.edefter.gov.tr/anasayfa.html adresi üzerinden indirilebilmektedir.
Hangi defter ve berat dosyaları GİB’e gönderilmelidir?
e-Defterlerin ve ilgili berat dosyaları (GİB onaylı Berat Dosyaları dahil) sıkıştırılmış zip formatında dosyalar olarak teker teker veya toplu halde yüklenebilir. Her bir zip dosyası içeriğinde sadece tek bir XML dosyası yer almalıdır. Zip dosyasının adı, içeriğindeki XML dosyasının adıyla aynı olmalıdır. Dosya Yoluna eklenmiş olan klasör içerisinde örnek olarak her ay en az, 1 adet Yevmiye defteri dosyanız ve 1 adet Kebir defteri dosyanız oluşuyorsa, Yevmiye – Yevmiye Beratı – Kebir – Kebir Beratı – GİB onaylı Yevmiye Beratı – GİB onaylı Kebir Beratı olmak üzere 6 adet dosya zip formatlı dosya olarak bulunmalıdır.
Defterlerimin başarılı bir şekilde yüklediğini nasıl anlarım? GİB üzerinden kontrol edebilir miyim?
Başkanlık sistemine başarılı bir şekilde yüklenmiş dosyalar, e-defter saklama uygulamasında e-Defterler Listesi’nde “Başarılı” olarak listelenmektedir. Defterlerin başarıyla yüklenip yüklenmediği GİB üzerinden kontrol edilebilir. https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ linkinden e-defter uygulamasına akıllı kart seçimi yapılıp, mali mühür şifresiyle giriş yaptığınızda, “e-Defter Saklama Listesi” menüsünde dönem bilgisini sırasıyla yıl ve ay bilgisi girildiğinde ilgili aya ait defter dosyaları listelenecektir. “Belge Türü” sütununda Yevmiye Defteri, Yevmiye Beratı, Kebir Defteri, Kebir Beratı dosyaları varsa defterleriniz başarıyla yüklenmiştir.
e-Defter ve berat dosyalarının defter saklama sistemine yüklenme zamanı nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sisteminde dosyaların aktarımı, aylık ve 3 aylık sürelerle gerçekleştirilir. Yükleme işlemini gerçekleştirenler için defterlerin oluşturulması, imzalanması ve berat dosyalarının uygulamaya yüklenme süresinin son günü üzerinden geçen 15. gün son aktarım zamanı olarak belirlenmiştir.
Yüklemede alınan hatalar ve çözüm önerileri
Süreç çok basit tarif edilmekle beraber bir web entegrasyon söz konusu olmadığından uygulamada bazı problemlerle karşılaşılmaktadır. Yüklemede alınan hatalar ve önerdiğimiz çözümleri aşağıdaki tabloda özetlemeye çalıştık:
| Hata Mesajı | Ne Yapılmalı? |
| Dosya kuyrukta | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. |
| Dosya gönderim işlemi başladı | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. |
| Dosya kilitli değil | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. Dosyaların içinde xml dosya olabilir, bu dosyaların sıkıştırılmış zip formatında olması gerekir. Başka bir dosya yolu da belirleyebilirsiniz. |
| Dosya CRC kontrolü yapıldı | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. Bu uyarı, kriptolanmak üzere saklama uygulamasına yüklenen e-Defter ve GİB onaylı berat dosyalarının Merkeze gönderilmeden önce uygulama arayüzünde işleminin devam ettiğini belirtmektedir. Bu durum işlemin devam ettiği Paketlerin henüz başarıyla yüklenmediğini ifade etmektedir. |
| Dosya sıkıştırıldı | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. |
| Başarıyla gönderildi | Gönderme işlemi tamamlanmıştır. Herhangi bir şey yapılmasına gerek yoktur. |
| Sıkıştırma başarısız oldu | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. |
| Paket açma işlemi başarısız oldu | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. |
| Şifreleme işlemi başarısız oldu | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. |
| CRC Kontrolü başarısız oldu | “Tespit edilemedi” dönüşü alınana kadar beklenmelidir. |
| Dosya gönderim esnasında hata oluştu | “Başarı ile gönderildi” durum mesajı alınana kadar beklenmelidir. |
| Mükerrer gönderim | Aynı dosya birden fazla defa yüklenmek istendiğinde ilgili uyarı gelmektedir. Bu uyarı geldiğinde dosyanız başarıyla gönderilmiştir. Daha önce aynı dosyanın gönderilip gönderilmediği GİB’e sorulmalıdır. |
| Session takas esnasında hata oluştu | E-defter bildirim servisi yeniden başlatılmalıdır. |
| Çarpraz kontrol hatası | GİB onaylı imzalı dosyalar karşılaştırılmalıdır. e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, Bilgi İşlem Sistemlerinde gönderim işlemi sırasında “e-Defter Saklama Programında” “Çapraz Doğrulama Kontrolü Hatalıdır” uyarısı alan mükellefler (ilgili dönem e-Defterlerini edefter.gov.tr internet adresimizde yayınlanan “e-Defter Görüntüleyici Programı” ile kontrol etmeleri ve program tarafından üretilen “Durum Raporu”nda e-Defterler ile ilişkili berat dosyalarında imza hatası almadıkları durumda) ile “Counter Signature Doğrulama Kontrolü Hatalıdır” uyarısı alan mükelleflerimizin, e-Defter Saklama Programının https://deftersaklama.gib.gov.tr/download/ adresinde yayınlanan e-DefterBildirimV2.4_Prod.exe versiyonunu indirmeleri ve yeni versiyonu kurmadan önce sistemlerinde yüklü olan eski versiyonları kaldırdıktan sonra kurulum işlemini tamamlamaları ve söz konusu hataları alan paketlerini “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklanan süreler içinde göndermeleri gerekmektedir. |
Ek olarak https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresine mali mühür imzanız ile e-defter uygulamasına giriş sağlayarak defterlerinizin son durumunun kontrolünü sağlayabilirsiniz.
İlgili linkler: https://deftersaklama.gib.gov.tr/download/
