Günlük hayatımızda olduğu gibi iş hayatının da dijitalleştiği çağımızın akıllarda yarattığı en önemli sorulardan birisi e-Dönüşüm nedir sorusudur. e-Dönüşüm ve e-Dönüşüm çözümleri ile ilgili merak edilen birçok nokta bulunuyor. Özellikle işletme sahipleri, e-Dönüşüm hakkında daha detaylı bilgi sahibi olmak istiyor. Hayatımıza giren elektronik sistemlerine geçmeden önce ise e-Dönüşüm nedir sorusunu cevaplayarak konuyu daha açık hale getirmek istedik.
e-Dönüşüm Nedir?
e-Dönüşüm, isminden de anlaşılacağı üzere elektronik dönüşüm uygulamalarına atfedilen bir kısaltmadır. Bu kısaltma kimi zaman dijital dönüşüm sürecini ifade etmek için de kullanılır. Peki bu süreç neyi ifade ediyor ve hangi uygulamaları kapsıyor?
e-Dönüşüm, bir diğer adıyla dijital dönüşüm, işletmelerin ve kuruluşların işleyişlerine yönelik süreçlerin tamamen dijital ortamlara aktarılmasını ifade eden bir terimdir. Dijitalleşmenin günlük yaşantımıza katmış olduğu değerler ve kolaylıklar, ekonomik hayata da taşınarak, iş süreçlerinin daha pratik ve hatasız bir şekilde yürütülmesi amaçlanmaktadır. Kamu ve özel işletmeler tarafından yürütülen finansal süreçlerin kontrolü elektronik ortamda yapılmaya başlanmıştır. Pek çok sektörde büyük bir hızla yaşanan bu elektronikleşme dijitalleşme sürecine basitçe e-Dönüşüm denmektedir.
Bu süreçleri tamamlamak adına uygulanan sistemlere de e-Dönüşüm çözümleri adı verilmektedir.
e-Dönüşümün Getirisi ile İlgili Bilmeniz Gerekenler
Bahsetmiş olduğumuz gibi e-Dönüşüm süreçleri birçok kolaylığı ve avantajı iş dünyasına taşımayı amaçlamaktadır. Dijital dönüşüm uygulamaları her şeyden önce işletmelere ve kurumlara daha pratik çözümler sunarak iş süreçlerinin hızlanmasını sağlar. Normal koşullarda, iş süreçlerinin hızlanması, birtakım hataların meydana gelme olasılığını artıracağından iş verimini olumsuz yönde etkileyebilir. Fakat söz konusu iş süreçleri e-Dönüşüm uygulamaları ile elektronik ortamlarda yürütüleceğinden, bu süreçlerde meydana gelebilecek her türlü hata olasılığı neredeyse sıfıra indirilir. Bu da iş süreçlerinin hem hızlı hem de verimli bir şekilde ilerleyebilmesini sağlar.
e-Dönüşüm uygulamalarının iş süreçlerini hızlandırması ve verimi artırması işletmeler için karlılık oranlarını artırabilecek başlıca unsurlardır. Fakat bununla birlikte e-Dönüşüm çözümleri, normalde fiziki olarak gerçekleştirilen tüm süreçleri ortadan kaldırmak suretiyle de tasarruf edebilme imkanı da sağlamaktadır. Normal koşullar altında işletmeler, kağıt evraklara basılı belgeler üretmek ve bunları muhafaza ile ibraz etmek zorundadırlar. e-Dönüşüm çözümleri ise bu süreçlerin tamamını dijital ortama aktararak işletmeleri tüm bu fiziki evrakları üretme, muhafaza etme ve gerektiği durumlarda da ibraz etme yükünden kurtarır.
e-Dönüşüm Sistemleri Nelerdir?
e-Fatura
e-Dönüşüm süreci için başlangıç sayılabilecek e-Fatura, 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu tebliği ile 05.03.2010 tarihinde yürürlüğe girdi. Bu uygulama ile kağıt faturalar yerini elektronik ortamlarda düzenlenen e-Faturalara bırakmıştır. Elektronik fatura uygulamasının sahip olacağı standartları ve veri formatı türünü, söz konusu yasadan aldığı yetki ile Gelir İdaresi Başkanlığı düzenlemektedir. Benzer şekilde; e-Faturalarda yer alacak bilgiler de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmektedir.
e-Defter
Türk Ticaret Kanunu ile Vergi Usul Kanunu’nun hükümleri, şirketlerin, defter-i kebir olarak da bilinen büyük defter tutmalarını zorunlu kılmaktadır. Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre, şirketler de vergi mükellefleri oldukları için her türlü finansal hareketleri kayıt altına almak zorundadırlar. Bu zorunluluktan dolayı tutulan defter-i kebir ve yevmiye defterlerinin elektronik ortamlara taşınmasına verilen isim e-Defter uygulamasıdır. Bu uygulama ile bu defterler hem dijital ortamlarda hazırlanır hem de yine aynı ortamlarda muhafaza edilir. Resmi kurumlar gerekli denetleme işlemlerini aynı şekilde dijital ortamlarda gerçekleştirmektedirler.
e-Arşiv
Bazı vergi mükellefleri e-Fatura uygulamasının kapsamı dışında kalmaktadır. Fakat bu vergi mükellefleri ile nihai tüketicilere kesilen faturalar da e-Dönüşüm uygulaması kapsamında yer alır. İşte söz konusu bu faturaların dijital ortamlara aktarılması uygulamasına verilen isim e-Arşivdir. e-Arşiv, genellikle e-Faturaların elektronik ortamlarda arşivlenme uygulaması ile karıştırılmaktadır. e-Fatura, e-Fatura mükellefi olan işletmeler arasında elektronik ortamda fatura gönderilip alınmasını sağlar. e-Arşiv Fatura ise, e-Fatura mükellefi olmayan gerçek ve tüzel kişilere düzenlenen, oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlaması elektronik ortamda yapılan faturadır.
e-İrsaliye
Şirketler, sevk işlemlerini, sevk irsaliyesi kullanarak gerçekleştirirler. Bu sevk irsaliyeleri kağıt üzerine basılı bir şekilde fiziki olarak kullanılır. e-İrsaliye ise bu sevk irsaliyeleri ile tamamen aynı nitelikle olan elektronik irsaliyelere verilen isimdir. e-İrsaliye uygulaması ile sevk irsaliyeleri hem dijital ortamlarda hazırlanmakta hem de aynı yolla alıcı tarafa iletilmektedir.
e-Serbest Meslek Makbuzu(e-SMM)
Serbest meslek mensupları, sunmuş oldukları hizmet karşılığında, ticari bir değere sahip makbuz kesmekle yükümlüdür. Bu makbuzlar fiziki ortamlarda düzenlenir ve makbuzun asıl nüshası müşteriye teslim edilir. Makbuzun kopya nitelikteki nüshasını ise makbuzu kesen vergi mükellefi muhafaza etmek zorundadır. E-serbest meslek makbuzu ise serbest meslek ile uğraşan vergi mükelleflerine, bu konuda kolaylık sağlamayı amaçlayan bir e-Dönüşüm uygulamasıdır. Bu uygulama ile serbest meslek mensuplarının fiziki ortamlarda düzenlemek zorunda oldukları bu makbuzlar dijital ortamlara aktarılır. Dijital ortamlarda hazırlanan bu makbuzlar yine aynı yöntemle müşterilere iletilir ve muhafaza edilir.
e-Müstahsil Makbuzu (e-MM)
Vergi Usul Kanununa göre çiftçilik ile geçimlerini sağlayan vatandaşlar gerçek usulde vergiye tabi değildirler. Fakat, yine de bu kişilerin de ürün satış işlemleri için fatura kesmeleri gerekmektedir. Fatura yerine geçen bu belgelere müstahsil makbuzu adı verilmektedir. Müstahsil makbuzları kağıt üzerine basılı bir şekilde düzenlenen satış evraklarıdır. e-Müstahsil Makbuzu uygulaması, fiziki ortamlarda düzenlenip ibraz edilen bu makbuzları elektronik ortamlara taşımaktadır ve hukuki bakımdan aynı niteliklere sahiptir. Bununla birlikte, e-Müstahsil Makbuzunun altyapısı da e-Arşiv uygulaması ile birebir aynıdır.
