E-ticarette fatura sisteminin doğru işlemesi işletmeniz ve hizmet kalitenizin devamlılığı için hayati rol oynamaktadır. Özellikle online alışverişlerdeki karşılıklı güvenin sağlanması açısından faturaların işlevi büyüktür. İşletmelerin ürün ve hizmet takibini yapması açısından faturalar önemli bir görevdedir.
Faturanın e-ticaret sitelerine faydaları
- Doğru kayıt tutmaya yardımcı
- Ürün ve hizmetlerin kayıt altına alınmasını sağlama
- Ürün ve hizmetlerin zaman, mekan, işi açısından satış verilerini tutma
- Ödeme almada yardımcı
- Gelir-gider dengesini sağlama
- Nakit akışındaki sorunlarını giderme
E-ticaret sektöründe kullanılan 4 çeşit fatura vardır.
Satış faturası: E-ticarette en çok kullanılan fatura türlerindendir. Satış faturası müşterinin aldığı ürün ya da hizmetin yasal bir şekilde belgeye dökülmüş halidir. E-ticarette alışverişin mutlaka faturalandırılması gerekir.
Satış sonrasında faturanın e-posta olarak iletilmesi ayrıca teslimat esnasında somut olarak da iletilmesi gerekmektedir. Satış faturasıyla yapılan alışveriş karşılıklı olarak tescillenmiş ve garantilenmiş olmaktadır.
Satış faturasında olması gereken bilgiler arasında düzenlenme tarihi, fatura seri numarası, alıcı bilgileri (ad-soyad-isim) gibi bilgilere yer verilmelidir.
İrsaliye fatura: Satış işlemi gerçekleştirildikten sonra oluşturulan faturadır. E-ticarette ürün nakliyesinde üründe bulunması gereken bir fatura türüdür E-ticarette tüketicilerin teslim aldıkları ürünle birlikte irsaliye faturası da gelmektedir.
İade faturası: Müşteri satın aldığı bir ürünü teslim almasından sonra oluşturulan bir fatura türüdür. Bir malın tamamı ya da bir kısmı iade edilebilir. İade faturası iade bilgilerine göre düzenlenir. İade faturasında alıcı ve satıcı bilgileri, ürün ödeme bilgileri, adres, ürün satın alma zamanı gibi bilgilere yer verilmelidir.
Proforma fatura: Proforma fatura diğer saydığımız fatura türlerinden farklı olarak oluşturulan bir tür ön faturadır. Aşağıda konuyu detaylandırdık.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura ne demek dediğimizde yapılan işe dair karşı tarafa sunulan teklif faturasıdır. Diğer bir deyişle ön faturadır. Proforma faturalarının, kanuni ve mali değeri açıdan bir yükümlülüğü bulunmamaktadır.
Ticaret ve Vergi Hukuku’nda bu fatura cinsi için bir düzenleme bulunmamaktadır. Proforma faturayı kesen tarafa bir ödeme yapılmaz çünkü karşılığında bir mal sevkiyatı ya da hizmet verilmemiştir.
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Alıcının satıcıdan proforma fatura talep etmesinin amaçları bulunmaktadır. Bunlar arasında;
- Fatura düzenleme bilgileri
- Ödeme ve teslimat bilgileri
- Satış ve ödeme ile ilgili bilgilerin netleşmesi
- Alıcı ve satıcı bilgilerinin belgelenmesi
Proforma faturanın işletmelere sağladığı pek çok avantaj bulunmaktadır. Bunlar arasında;
- Proforma faturanın alıcı tarafından tasdik edilmesi ise satış işleminin onaylandığı ve faturanın kesilebileceği anlamına gelmektedir.
- Proforma fatura, ticari faturada oluşabilecek hataların minimuma indirilmesine yardımcı olur.
- Taraflar arasında güvenli bir ortamın oluşmasına olanak sağlar.
Proforma Faturalar En Sık Hangi İşlemlerde Kullanılır?
Proforma fatura, mali yükümlülüğü bulunmayan, teklif özelliği taşıyan bir fatura çeşididir. Bu faturalar en sık dış ticaret sektöründe kullanılır. Bir teklif faturası olduğu için dış ticaret sektörüne büyük katkıları bulunmaktadır.
Aynı zamanda satıcı ve alıcının kendi tercihlerine göre düzenleyebilecekleri bir fatura olduğu için iş sürecinin daha hızlı ve etkin bir şekilde yönetilebilmesini sağlar.
Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?
Satıcının sunduğu proforma faturada birçok farklı özellik bulunmaktadır. Bu özellikleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.
- Üzerinde mutlaka proforma fatura olduğunun yazması gereklidir.
- İthalat-ihracat süreçlerinde işlerin daha hızlı yürütülmesini sağlar.
- Bankacılık işlemlerinde de kullanılabilir.
- Zorunlu olmayan bir fatura türüdür.
- Faturanın kesilmeden önceki son hali ve detayları bu faturada yer alır.
- Ürün veya hizmetin hangi ölçüde, şartlarda ve fiyata verileceğini gösteren bir belgedir.
- Teklifname özelliği taşır ve ön mektuptur.
- Dünyada ticarette en sık kullanılan satış yöntemleri arasındandır.
- Kanuni bir hükmü bulunmadığı için damga vergisine tabi değildir.
- Müşterinin karşı firmaya güven duymasını sağlar.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Proforma fatura nasıl hazırlanır dediğimizde ise bir belge olarak düzenlenir. Satışın öncesinde hazırlanır ve müşteriye sunulur. Kaşelenmiş ve imzalanmış proforma faturada, satıcı ve ürün hakkında detaylar yer alır. Aynı zamanda satış şartları da yer alır.
Proforma fatura düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler
- Hazır bir şablon üzerinde hazırlanmalıdır.
- Antetli bir kağıt kullanılmalıdır.
- Sağ üst köşeye proforma numarası ve tarih yazılır.
- Sol üst köşeye alıcı ve satıcı yazılır.
- Orta bölüme satılacak mal ya da hizmetin detayları açıklanır.
Proforma Faturada Hangi Bilgiler Yer Almalıdır?
Proforma fatura hazırlanırken bazı bilgilerin yer alması gerekir. Bu bilgiler arasında aşağıdakiler sayılabilir.
- Mal ve hizmetin cinsi
- Mal veya hizmetin birim fiyatı, miktarı ve tutarı
- Mallarla ilgili özellikler (ambalaj, numara vb.)
- Malların menşei
- Fatura tarihi
- Teslim şekli
- Ödeme şekli
- Sevkiyat şekli
- Satıcı ve alıcının isim, unvan ve adresi
- Düzenleyen imzası
- Navlun ve sigorta prim tutarları
E-ihracatta Proforma Fatura Nasıl Kullanılır?
Proforma faturalar teklif usulünde faturalar olduğu için e-ihracat sektöründe oldukça işe yaramaktadır. E-ihracatta yurtdışından bir ürün talebine karşılık vermekte ürün ve hizmetleri anlatmakta etkili bir yöntemdir. Proforma fatura e-ihracatta fatura şeklinde hazırlanmış bir tekliftir.
Proforma fatura nasıl hazırlanır denildiğinde ise ihracatçı ile ithalatçı firma ya da kişiyle anlaşma sağlandıktan sonra hazırlanan detaylı tekliften oluşmaktadır. Sevk ve yükleme işlemleri ve satış sürecine dair detaylı bilgilerden oluşmaktadır.
Hazırlanan teklifte alıcının ürün, satın alma, ödeme gibi tüm bilgilerine yer verilerek tüm soru işaretlerinin giderilmesi amaçlanmaktadır. Yurtdışı teklifi olduğundan dolayı daha fazla ayrıntıya yer verilmelidir. Teklifte yer alacak bilgilerden birkaçını aşağıda bulabilirsiniz.
- Satıcı ve alıcı ad-soyad ve adresleri
- Talep edilen ürünlerin listesi ve kısa bir açıklama
- Her bir ürünün fiyatı
- Ürünlerin ölçüleri
- Ürünlerin nakliye ve teslimat bilgileri
- Ürünlerin satış ve ödeme koşulları
- Ürünün sigorta masrafları
- Teklif için geçerlilik süresi
- Müşteri tarafından ödenecek toplam tutar
- Satış yapılacak para birimi
Proforma Fatura Kimlere Kesilir?
Her ticari işletme proforma fatura oluşturabilir. Proforma faturalar bir mal veya hizmetin teslimatı öncesinde düzenlenerek alıcılara gönderilebilir. Çoğu proforma fatura alıcıya bir satış fiyatı sağlar. Özellikle ihracatta bu faturalar mal ya da hizmete dair tüm detaylara ulaşılmasını sağlama açısından önemlidir.