Fatura ve sevk irsaliyesinin ayrı ayrı düzenlenmesi yerine tek bir belgede oluşturulmasına imkan tanıyan irsaliyeli fatura, işletme sahiplerine hem zamandan hem de maliyetten tasarruf sağlıyor. “Peki, irsaliyeli fatura nasıl düzenleniyor, ne işe yarıyor?” diye merak ediyorsanız cevabını örnekleriyle yazımızda veriyoruz.
İrsaliye fatura, hem sevk irsaliyesi hem de satış faturasını kapsayıcı bir fatura türü olup iki belgenin birleşimi niteliğindedir. Bir malın satış sonrası teslimatının yapılması için düzenlenen sevk irsaliyesi ile ürünün satışını gerçekleştirdikten sonra oluşturulan faturanın tek bir belgede toplanmış haline irsaliyeli fatura denir.
İrsaliyeli fatura düzenlediğinizde, alıcınız için sevk irsaliyesi ve faturayı ayrı ayrı düzenlemenize gerek kalmaz. Bu da bir nevi zaman ve maliyetten tasarruf etmenizi sağlar. Faturalama süresi oldukça pratik hale gelir.
İrsaliyeli fatura, fatura yerine geçer mi?
İrsaliyeli faturada hem sevk irsaliyesinde hem de faturada bulunması gereken bilgiler yer alır. Bu nedenle irsaliyeli fatura, fatura yerine de geçer.
e-Fatura mükellefleri için düzenlenecek e-faturalarda, düzenleme tarihi yanında saat ve dakika detaylarının da gösterilmesi halinde e-faturanın kağıt çıktısı da irsaliye kabul edilir. Böyle bir durumda, kağıt çıktısında “İrsaliye yerine geçer” ibaresinin bulunması ve satıcının kağıt çıktıyı imzalaması gerekir.
e-Fatura kullanıcısı olarak böyle bir düzenleme yapmayı düşünüyorsanız, ürününüzün teslimini de aynı gün içinde yapmanız önemlidir. Çünkü, irsaliyeli faturadaki en önemli noktalardan biri, fatura düzenlemede kabul edilen 7 gün süre imkanından vazgeçerek irsaliyeli faturanın derhal gerçekleştirilmesi gerektiğidir. İrsaliye fatura süresi, teslimatla paralel işlemelidir.
Bir başka deyişle bir işletme sahibinin, malın teslim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde faturasını düzenlenmesi gerekir; fakat bu süreden yararlanmak istemeyen ve malın çıkışı sırasında fatura kesen firmalar irsaliyeli fatura kullanır.
Örneğin, ayakkabı satışı yapan bir firmasınız. İrsaliyeli fatura düzenlemeyeceğiniz senaryoda, sevk irsaliyesi ile teslim edilen mallara ait faturayı 7 gün içinde düzenleme şartınız bulunur. Fakat, sevk irsaliyesi ile faturayı ayrı ayrı düzenlememek için irsaliyeli fatura oluşturmak isterseniz, faturayı malın teslimi anında düzenlemeniz gerekir.
İrsaliyeli faturanın, faturadan bazı farklılıkları mevcuttur.
İrsaliyeli faturanın, faturadan farkı nedir?
- Faturada 2 nüsha düzenlenirken, irsaliyeli faturada 3 nüsha düzenlenmelidir. Bunlardan biri asıl, diğer ikisi örnek olacak şekildedir. Bir asıl ve bir nüsha malı alana, bir nüsha taşıyıcıya ve diğer nüsha ise firma aittir. Üç adettenten az düzenlenen faturalar düzenlenmemiş sayılır.
- Faturada nereye ve kime gönderileceği gibi sevk bilgileri yer almazken, irsaliyeli faturada daha zengin bir bilgi vardır; sevk irsaliyesi yerine de geçtiği için sevk bilgileri yer alır.
- İrsaliyeli faturada Maliye Bakanlığı klişesi ya da noter tasdiki bulunur.
- İrsaliyeli faturada belgenin üst kısmında “İrsaliyeli Fatura” ibaresi bulunur.
Burada, “İrsaliye ve fatura arasındaki fark nedir?” sorusuna da kısaca cevap verelim. Aralarındaki en önemli fark, hangi amaçla düzenlendikleridir. Fatura, malı satan veya hizmeti sağlayan tarafından malın veya hizmetin alıcısına ücreti karşılığında düzenlenir. İrsaliye ise satışı gerçekleştirilmiş olan veya satılmak üzere olan malın bir adresten başka bir adrese taşınmasını sağlayan belgedir.
Bu nedenle faturada malın ya da sağlanan hizmetin bedelini hem rakam ile hem de yazı ile yazılır; irsaliyede ise malın kime ait olduğu, kime teslim edileceği bilgiler esastır.
İrsaliyeli fatura nasıl düzenlenir?
İrsaliyeli fatura düzenlemek için öncelikle aşağıdaki örnek üzerinden de detaylı görebileceğiniz alanların eksiksiz doldurulması gerekir.
İrsaliyeli fatura için gerekli bilgiler şöyledir:
- İrsaliyeli faturayı düzenleyen kişinin adı, ticari unvanı, iş adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve hesap numarası,
- Alıcının adı, adresi, ticari unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi numarası,
- İrsaliyeli faturaya ait sıra ve seri numarası,
- Faturanın irsaliyeli olduğuna dair ibare,
- Faturanın düzenlenme tarihi ve saati,
- Faturanın fiili sevk tarihi,
- Mal veya hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı (ürüne dair açıklama),
- Malın kime ve nereye gönderildiği,
- İrsaliyeli faturayı düzenleyen şahsın imzası,
- KDV oranı ve tutarı,
- Maliye Bakanlığı klişesi ya da noter tasdiki,
- Basım yerine ait bilgiler
Bilgileri eksiksiz girdikten sonra yukarıda da belirttiğimiz üzere faturanın 3 nüshasını bulundurmanız gerekir. Aksi takdirde irsaliyeli faturanız geçersiz sayılır. Bu 3 nüshanın ikisi, malı taşıyan araçta bulunmalıdır. Bunun da nedeni, bu nüshaların denetimlerde gösterilecek olmasıdır.
Denetimden sorumlu kişi, faturanın kendisine ibraz edilen bir nüshasına adını, soyadını, unvanını yazıp tarih bilgisini ekler ve ardından mühürleyip imzalayarak ilgili kişilere iade eder. Diğer nüshası ise Maliye Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğü Vergi İstihbarat Şubesi’ne gönderilmek için defterdarlığa bırakılır.
İrsaliyeli fatura kullanacaksanız öncesinde küçük bir matbaa araştırması yapabilir; irsaliye faturalarınızı maliye anlaşmalı matbaalara fatura ölçülerinde bastırılarak temin edebilirsiniz.
Sevk irsaliyesi ile irsaliyeli fatura aynı mı?
Sevk irsaliyesi ile irsaliyeli fatura arasında bazı farklılıklar mevcuttur. Bu noktada “Sevk irsaliyesi fatura yerine geçer mi?” sıkça karşılaştığımız sorulardan biridir. Sevk irsaliyesi fatura yerine geçmez. Fakat irsaliyeli fatura, fatura yerine de kullanılır.
Diyelim ki, müşterin online mağazanız üzerinden bir sipariş verdi ve gönderimini kargo ile ona ulaştıracaksınız. Bu durumda sevk irsaliyesi oluşturmanız gerekir. Sevk irsaliyesi henüz faturası kesilmemiş mallar için de düzenlenen bir belgedir.
Bir başka örnek olarak, müşterinize günlük veya haftalık olmak üzere düzenli aralıklarla ürün gönderimi yapıyor; fakat aydan aya fatura kesiyor olabilirsiniz. Bu durumda yapılacak olan sevk irsaliyesi düzenleme olmalıdır.
Fakat, hem fatura hem de sevk irsaliyesini bir arada gönderecekseniz irsaliyeli fatura keserek bu süreci tek belge ile gerçekleştirebilirsiniz. İrsaliyeli faturanın alt bölümünde “Bu belgenin sevk edilen malla birlikte bulunması halinde ayrıca sevk irsaliyesi aranmaz.” ibaresi yer alır.
Sevk irsaliyesi örneği, irsaliyeli fatura örneğine göre farklılıklar barındırır. Sevk irsaliyesinde faturadaki gibi tutar bilgileri bulunmayabilir.
Sevk irsaliyesi ile ilgili daha detaylı bilgi almak ve “irsaliye nasıl kesilir?” sorusuna cevap bulmak için ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.
e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Elektronik ortamda alıcısına iletilir ve muhafaza edilir. Dijital uygulamaların yaygınlaşmasıyla elektronik ortamda düzenlenebilen e-irsaliye, kağıt ortamda düzenlenen haliyle aynı hukuki değere sahiptir.
Buradaki küçük detay, kâğıt irsaliye, taşıma ve sevk irsaliyesi olarak ikiye ayrılırken e-irsaliye genellikle sevk irsaliyesi yerine kullanılır. e-İrsaliyenin kağıt formundan bir diğer farkı da iki ek bilginin daha yer almasıdır.
Bunlar taşıyıcı bilgileri kapsamında girilen araç plakası ve şoför adı ve TC kimlik numarasıdır. Ayrıca, alıcısına GİB sistemi üzerinden başarılı şekilde iletilmeyen e-irsaliye hüküm ifade etmemektedir.
