Sözlük tanımına bakarsak mutabakat; anlaşma, uyuşma, uyumluluk anlamına gelir. Bu kelimenin kurumsal hayattaki kullanımı sektörden sektöre farklılık gösterirken sözlük anlamından biraz daha farklıdır. Bu yazıda mutabakatın muhasebe alanındaki kullanımına açıklık getirirken e-Mutabakat ve SAP e-Mutabakat üzerine de bilgi vereceğiz.
Mutabakat Nedir?
Mutabakat, arasında iş anlaşması bulunan firmaların borç ve alacak ilişkilerini karşılıklı olarak teyit edebilmesi için çoğunlukla muhasebe birimleri arasında kurulan iletişimdir. Muhasebede hesap kontrolü açısından oldukça önemli bir kavram olup sıklıkla kullanılır.
Türk Ticaret Kanunu’na göre, belirli dönemlerde şirketlerin mutabakat yapma yükümlülüğü bulunur. Şirketler bu yükümlülüğü yerine getirebilmek için belirli dönemlerde mutabakat yapmalıdır. Hesap dönemleri hakkında yasal bir gereklilik veya taraflar arasında bir sözleşme yoksa her yılın son günü taraflarca hesabın kapatılacağı gün olarak kabul edilmiş sayılır.
Mutabakat Nasıl Hazırlanır?
Tarafların belirlediği dönem sonlarında karşılıklı olarak borç-alacak bilgileri paylaşılır. İki şirketin de gönderilen bilgilerin doğruluğunu onaylaması durumunda mutabakat raporu ıslak imzalı olarak teyit edilir ve karşı tarafa gönderilir. Böylece mutabakat sağlanmış olur.
Mutabakatın sağlanamadığı durumlarda gönderilen bilgilerdeki tutarsızlıklar veya hatalar nedenleri ile birlikte paylaşılır. Eksiklikler ve yanlışlar giderilerek, anlaşmazlıklar çözülür.
Burada önemli bir nüans vardır; taraflar bilgiler eline ulaştığı tarihten itibaren bir ay içinde, taahhütlü mektupla, noter aracılığıyla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.
Mutabakat Çeşitleri Nelerdir?
Firmaların kendi aralarında yaptığı mutabakatları iki ayrı bölümde inceleyebiliriz:
Cari Mutabakat
Birlikte çalışan firmaların, yıl sonunda cari hesapları arasındaki borç-alacak ilişkisini izlenmesini ve bu süreç hakkında bilgi alışverişinde bulunmasını sağlayan süreçtir. Bu süreçte yazışmalar, mektuplaşmalar, cari hesap evraklarının paylaşımı sürdürülür. İlişkide olan kuruluşların birbirleri ile sürekli iletişimde olmaları ve doğru bilgi paylaşımında bulunmaları gerekmektedir.
BA/BS Mutabakatı
Bir firmada, bir ay içerisinde KDV hariç 5.000 TL ve üzeri alınan faturaların(BA) veya şirketin kendisi tarafından düzenlenip gönderilen faturaların (BS) beyan edildiği formdur. BA bildirim alış, BS ise bildirim satış kelimelerinin kısaltmasıdır. Bu formların her ay düzenlenmesi ve her ay Vergi Dairesi’ne beyan edilmesi gerekmektedir.
E-Mutabakat Nedir?
E-Dönüşüm çözümlerinin geliştirilmesiyle pek çok kurumsal işlem dijital ortama taşınarak kolaylaştı. Muhasebe departmanının işlerini ciddi anlamda kolaylaştıran yöntemlerden biri de e-Mutabakattır. İki firma arasındaki borç alacak ilişkisinin ve cari hesapların kontrolünün yapıldığı Mutabakat uygulaması eski yöntemlerle gerçekleştirildiğinde muhasebe departmanı için uzun ve zahmetli bir sürece dönüşmektedir.
Firmaların bilgilerini birbirine ayrı ayrı gönderimi, yaşanan uyuşmazlıklar sonucunda tarafların ret işlemleri ve düzenlenen bilgilerin tekrar paylaşımı gibi adımlar manuel olarak gerçekleştirildiğinde süreci uzatarak zaman kaybına yol açmaktadır. E-Mutabakat uygulaması ile süreci dijital ortama taşımak firmaların iş yükünü önemli boyutta azaltır.
E-Mutabakat sayesinde ilişkili olduğunuz firmalarla yaptığınız BA/BS ve Cari Bakiye mutabakatlarınızda telefon, posta veya faks kullanmak yerine e-Mutabakat sistemi üzerinden kolayca e-posta, SMS ya da faks gönderebilir, cevaplarınızı elektronik ortamdan alarak güvenilir ve hızlı bir mutabakat süreci yaşayabilirsiniz.
Şirketlerin mutabakat sürecini dijitale taşıyarak hızlandıran e-Mutabakat uygulaması, yasal yönetmeliklere tamamen uygundur. Muhasebe departmanının iş yükünü büyük ölçüde azaltan bu sistem sayesinde cari hesap bilgileri karşı tarafa hızlı ve güvenli bir şekilde iletilir.
SAP E-Mutabakat Çözümü Nedir?
SAP e-Mutabakat Çözümü, tüm mutabakat sürecinizi SAP üzerinden okuyarak mutabakat işlemlerinizi gerçekleştirmenize, beyanname hazırlamanıza, mutabakat sürecinizi ve ekstrelerinizi anlık olarak kontrol etmenize ve geçmişe dönük mutabakatlarınızı listelemenize olanak sağlar.
SAP E-Mutabakat süreci, ilgili kişilere veya kurumlara online mutabakat formunun mail üzerinden yönlendirilmesiyle başlar. İletilen mail içerisinde bulunan link üzerinden ilgili kişiler mutabakat formuna erişim sağlar, ekstrelerinizi görüntüler ekstre karşılaştırması yapabilirler.
MDP Group teknolojisiyle geliştirilen SAP e-Mutabakat çözümünde, temel mutabakat türleri Cari Mutabakat ve BA/BS mutabakata ek olarak iki farklı mutabakat daha oluşturabilirsiniz: “Denetim Mutabakatı” ve SAP HANA sistemleri için geliştirdiğimiz “Muhatap Firma Mutabakatı”.
Portal üzerinden, mutabakat formu ile otomatik olarak ekstrelerinizi gönderebilir, grafik raporlama özelliğini kullanabilirsiniz.
MDP SAP e-Mutabakat uygulamamız , non-SAP sistemlerle de çalışabilir. Buna ek olarak grup şirketleri ve alt kırılımlı şirketlere, çoklu şirket kodu yapısında otomatik raporlama imkanı sunar
Hızlı raporlama, anlık iletişim ve mutabakat arşivleme gibi avantajlarıyla öne çıkan SAP e-Mutabakat uygulamamız, tek bir portal üzerinden takip imkanı sağlamasının yanı sıra mail bildirimi ve hatırlatmalar göndererek kolay bir mutabakat süreci geçirmenizi sağlar.
